Umowa powierzenia przetwarzania danych

Umowę zawieracie Wy - para, która zakłada stronę ślubną - oraz Rafał Sebestjański, Kraków, NIP 6423167242, REGON 242630742, czyli osoba prowadząca serwis Zaproszeni.

Dochodzi ona do skutku w chwili, w której zakładacie wesele w panelu i zaznaczacie okienko z akceptacją tego dokumentu. Nie ma tu papieru ani podpisu odręcznego - to ta sama umowa, tylko zawarta klikiem. Datę, wersję dokumentu i Wasze konto zapisujemy, żeby dało się później ustalić, na co dokładnie się zgodziliście.

Umowa dotyczy danych Waszych gości. Wasze własne dane - adres e-mail, hasło, dane do faktury - to osobna sprawa: tam administratorem jesteśmy my i opisuje to polityka prywatności.

To jest fundament całego dokumentu: administratorem danych Waszych gości jesteście Wy. To Wy decydujecie, kogo zapraszacie, jakie dane o nich zbieracie i po co. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym - dostarczamy narzędzie i robimy z tymi danymi wyłącznie to, co wynika z korzystania przez Was z serwisu.

Praktyczna konsekwencja: to Wy odpowiadacie za to, że macie podstawę, żeby te dane zbierać (przy zaproszeniu na własne wesele jest nią zwykle Wasz uzasadniony interes), i to do Was gość kieruje pytania o swoje dane. Ale narzędzia do wykonania jego żądania dostajecie od nas - i pomagamy Wam z nich skorzystać.

Klauzulę informacyjną dla gościa, czyli tekst mówiący mu, kto i po co przetwarza jego dane, pokazujemy za Was: przy formularzu RSVP i przy wgrywaniu zdjęć. Jej pełna treść jest na stronie Dane gości.

Wymóg prawny każe opisać to konkretnie, więc opisujemy konkretnie.

Przedmiot i cel: obsługa Waszej strony ślubnej - zbieranie potwierdzeń obecności, prowadzenie listy gości, listy prezentów i galerii zdjęć oraz udostępnianie tych treści osobom, którym daliście kod lub link.

Czas trwania: od założenia wesela do skasowania danych gości - czyli do momentu, w którym usuniecie je sami, albo do upływu terminu z punktu „Co się dzieje z danymi na końcu".

Rodzaj danych: imię i nazwisko gościa, przypisanie do grupy zaproszeniowej, informacja czy to dziecko, kod zaproszenia, odpowiedź na zaproszenie i jej data, wybór posiłku, wpisane przez gościa preferencje żywieniowe, wiadomość dla Was, rezerwacja prezentu razem z podpisem i kwotą oraz - jeśli włączycie tę funkcję - zdjęcia wgrane przez gości wraz z imieniem, którym się podpisali.

Kategorie osób: Wasi goście weselni i osoby, które podacie jako towarzyszące.

Przetwarzamy dane gości wyłącznie na Wasze udokumentowane polecenie. Poleceniem jest samo korzystanie przez Was z panelu: dodanie gościa, wygenerowanie kodu, opublikowanie strony, włączenie zdjęć od gości, pobranie listy do PDF-a, skasowanie grupy. Instrukcje wykraczające poza funkcje serwisu przyjmujemy mailem na kontakt@zaproszeni.pl.

Czego nie robimy z danymi Waszych gości: nie wysyłamy do nich niczego od siebie, nie dodajemy ich do żadnej listy mailingowej, nie sprzedajemy ich, nie udostępniamy innym parom, nie budujemy z nich profili reklamowych i nie używamy ich do trenowania modeli sztucznej inteligencji.

Jedyny wyjątek od zasady „tylko na Wasze polecenie" to sytuacja, w której do przetwarzania zobowiąże nas prawo. Wtedy - o ile przepis tego nie zakazuje - uprzedzimy Was, zanim to zrobimy.

Formularz RSVP pyta gościa o preferencje żywieniowe, a nie o alergie ani o stan zdrowia. To celowe: dane o zdrowiu podlegają ostrzejszym regułom i wymagają osobnej podstawy prawnej, a wesele nie jest miejscem na jej zbieranie.

Jeśli gość sam z siebie wpisze tam alergię albo chorobę, jest to jego decyzja, nie nasze pytanie. Prosimy tylko, żebyście nie prosili gości o takie dane innymi kanałami i nie wpisywali ich do notatek - ani serwis, ani ta umowa nie są przygotowane na przetwarzanie danych szczególnych kategorii.

Serwis prowadzi jedna osoba - Rafał Sebestjański. Dostęp do bazy z danymi gości ma ona i nikt poza nią. Gdyby to się zmieniło, każda kolejna osoba dopuszczona do danych zostanie zobowiązana do zachowania poufności na piśmie, a obowiązek ten trwa także po zakończeniu z nami współpracy.

Do danych zaglądamy wtedy, kiedy jest to potrzebne do działania serwisu albo do pomocy, o którą sami poprosicie. Nie przeglądamy list gości z ciekawości.

Opisujemy stan faktyczny, a nie listę życzeń - w dokumencie tego typu łatwo obiecać zabezpieczenia, których się nie ma.

Cały ruch do serwisu i do panelu idzie szyfrowanym połączeniem. Baza danych jest szyfrowana także wtedy, gdy nic się z nią nie dzieje, leży w Unii Europejskiej i pozwala odtworzyć stan sprzed awarii. Wasze hasło jest zapisane w postaci skrótu i nie da się z niego odczytać hasła. Panel jest dostępny wyłącznie po zalogowaniu, a każde wesele jest odseparowane od pozostałych - zapytania do bazy zawsze ograniczamy do Waszego wesela.

Goście nie zakładają kont: wchodzą krótkim kodem grupy, który sami możecie w każdej chwili zmienić. Zdjęcia leżą w osobnej usłudze plikowej i są dostępne pod długim, nieodgadywalnym adresem - to znaczy, że nie da się ich znaleźć przypadkiem, ale też że każdy, komu przekażecie sam link, zobaczy zdjęcie bez logowania. Traktujcie te adresy jak zawartość galerii, a nie jak sejf.

Zgadzacie się, żebyśmy korzystali z podwykonawców wymienionych niżej. Każdy z nich jest związany umową o poziomie ochrony nie niższym niż w tym dokumencie, a my odpowiadamy przed Wami za ich działania jak za własne.

• Neon - baza danych

  Frankfurt, Unia Europejska

• Vercel - hosting serwisu i panelu

  Stany Zjednoczone, z serwerami także w Europie

• Cloudflare - przechowywanie zdjęć i sieć dostarczania treści

  sieć globalna

• Anthropic - tłumaczenia tekstów strony

  Stany Zjednoczone

• Stripe - płatności

  Stany Zjednoczone i Unia Europejska

• Dostawca poczty - maile transakcyjne

  jeszcze nie wybrany - uzupełnimy nazwę, zanim wyślemy pierwszego maila

Teksty stron tłumaczy model językowy Anthropic - trafiają do niego treści, które sami piszecie, a nie lista gości. Płatności dojdą razem z uruchomieniem sprzedaży i dotyczą Waszych danych, nie danych gości.

Część podwykonawców przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Zmiana na tej liście: uprzedzimy Was o niej mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Jeśli się nie zgadzacie, możecie w tym czasie wypowiedzieć umowę i zabrać swoje dane - eksport strony i listy gości dostajecie bez dopłat.

Żądanie gościa - „pokażcie, co o mnie macie", „poprawcie moje imię", „usuńcie mnie" - kierowane jest formalnie do Was, bo to Wy jesteście administratorem. My pomagamy je wykonać.

Jeśli gość napisze bezpośrednio do nas, odpowiemy mu, że administratorem jesteście Wy, i przekażemy Wam sprawę w ciągu 3 dni roboczych. Sami nie skasujemy ani nie zmienimy jego danych bez Waszego polecenia - poza jedną sytuacją opisaną niżej, gdy dane i tak podlegają skasowaniu z upływem terminu.

Narzędzia, których do tego potrzebujecie, są w panelu: podgląd wszystkich danych gościa, edycja, skasowanie gościa lub całej grupy oraz eksport listy do pliku CSV i PDF.

Jeśli stwierdzimy naruszenie ochrony danych - wyciek, nieuprawniony dostęp, utratę danych - zawiadomimy Was bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 24 godzin od stwierdzenia. Napiszemy, czego dotyczy, jakich osób i danych, jakie mogą być skutki i co już zrobiliśmy.

Zgłoszenie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych i ewentualne zawiadomienie gości to Wasza rola jako administratora - RODO daje Wam na to 72 godziny. My dostarczamy wszystko, czego do tego potrzebujecie.

Na Wasze pytanie o to, jak przetwarzamy dane gości, odpowiadamy w ciągu 14 dni. Macie też prawo do audytu - nie częściej niż raz w roku i po uzgodnieniu terminu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, a w razie podejrzenia naruszenia od razu.

Jeśli audyt wykaże, że coś robimy źle, naprawiamy to na własny koszt. Jeśli nie wykaże nic, koszty samego audytu ponosicie Wy - to standardowa zasada, która ma zniechęcać do audytów robionych „na wszelki wypadek", a nie do zadawania pytań. Pytania są za darmo i zawsze.

Kasujecie wesele w panelu: dane gości i zdjęcia znikają natychmiast, z bazy i z magazynu plików. Nie ma kosza, z którego dałoby się je przywrócić - dlatego przed skasowaniem proponujemy eksport.

Nic nie robicie: dane gości kasujemy po naszej stronie 6 miesięcy po weselu. Ten sam termin jest w regulaminie i w polityce prywatności. Znikają wtedy grupy, goście, odpowiedzi RSVP, rezerwacje prezentów i imiona podpisane pod zdjęciami od gości.

Co zostaje: Wasza strona, jej treść i zdjęcia. To pamiątka, a nie dane osobowe gości - w galerii nie ma podpisów, kto jest na zdjęciu, chyba że sami je dodacie. Zdjęcia wgrane przez gości zostają razem z galerią; jeśli chcecie je skasować wcześniej, zrobicie to w panelu.

Czego nie kasujemy: faktur - do ich przechowywania zobowiązuje nas prawo podatkowe - oraz technicznych logów rozliczeniowych, w których nie ma danych Waszych gości.

Odpowiadamy za szkodę wyrządzoną przetwarzaniem, jeśli nie dopełniliśmy obowiązków, które RODO nakłada wprost na podmiot przetwarzający, albo działaliśmy wbrew Waszemu zgodnemu z prawem poleceniu. Wy odpowiadacie za to, że wolno Wam było powierzyć nam te dane.

Nie ograniczamy tu odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą - takie ograniczenie i tak nie miałoby mocy. Między nami rozliczamy się na zasadach ogólnych.

O każdej istotnej zmianie uprzedzimy Was mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Jeśli jej nie akceptujecie, możecie w tym czasie wypowiedzieć umowę o prowadzenie strony i zabrać wszystkie dane.

Wersje dokumentu wypisujemy na dole tej strony. Zgoda, którą zaznaczyliście przy zakładaniu wesela, wskazuje na konkretną wersję - na tę, która obowiązywała w tamtym dniu.

Wszystko, co dotyczy danych - pytania, żądania gości, audyt, zgłoszenie naruszenia - idzie na kontakt@zaproszeni.pl. Odpowiadamy zwykle w 24 godziny w dni robocze. Nie mamy inspektora ochrony danych, bo przy tej skali przetwarzania przepisy go nie wymagają; pisze do Was wtedy wprost Rafał Sebestjański.